A Melhoria
Contínua
O
que é a melhoria continua? É estar constantemente a corrigir erros que ocorrem
nos processos de produção ou negocio? Ou motivar as equipas para se superarem
por forma a melhorar os resultados do negocio?
A
Melhoria Contínua vai para além de tomar ações corretivas para corrigir o que
está mal e monitorizar o desempenho das equipas, é necessário aplicar
ferramentas que nos ajudem a garantir essa Melhoria Continua que desejamos.
Essas
ferramentas que permitem evoluir o negocio continuamente estão associadas a
métodos já testados e comprovados por muitas organizações, tornando a forma de
trabalhar mais eficiente e ajudam a atingir os objetivos pretendidos.
Como
ponto de partida devemos analisar e avaliar todos os nossos processos de
negocio e encontrar a forma mais correta de executa-los, com mais eficiência e
eficácia.
BPM
A
ferramenta a usar numa fase inicial de assessment deve ser o BPM(Business Process
Management), onde são identificados os Atrasos, Desperdícios, Restrições e
Dificuldades no fluxo de informação. Este método vai obrigar a que seja feito
um levantamento exaustivo aos processos e o registo dos mesmos através da
elaboração de fluxogramas que nos vão permitir ter uma visão gráfica dos fluxos
existentes. Associado aos fluxogramas conseguimos elaborar os Diagramas de Processos,
onde podemos aplicar mais detalhe por forma a termos uma visão clara das
tarefas realizadas em cada processo, identificando os responsáveis para cada
tarefa, a ordem da sua realização e as decisões a tomar.
KAIZEN
Outra
ferramenta que devemos usar, certamente
a mais conhecida e mais usada na melhoria de processos, o Kaizen (KAI=mudar
+ ZEN=melhor -> KAIZEN = Melhoria Contínua).
Neste
caso vamos focar em Formar a equipa para executar os processos de acordo
com os padrões desejadas; Otimizar
ou criar métodos eficazes de realizar os nossos processos, com redução dos
custos e aumento dos resultados.
Analisando
os 4-M do modelo Toyota:
1. Man (Mão d’obra): formar os operários para
executarem os processos nos padrões desejados.
2. Machine (Máquinas): manter e usar de forma eficiente
para que as máquinas produzam mais tempo e com melhor desempenho.
3. Material (Materiais): usar os materiais na
menor quantidade possível para os resultados desejados, implica que o controlo
de matérias primas seja continuo, disponibilizando os materiais somente quando
são necessários, eliminando desperdício de custos de stock e espaço de armazém.
4.
Operation
Method (Método): otimização ou criação de forma mais adequadas de
realizar os processos, baixando os
custos e aumentando os resultados.
Lei
de Pareto
Segundo
a lei de Vilfredo Pareto, Economista italiano, também conhecida por principio
80/20, diz que 80 % dos resultados obtidos são produzidos por 20% das causas.
Como
aplicar para melhor os processos? Devemos identificar a causa que está a criar
os problemas no processo e eliminando-a poderemos resolver 80% dos problemas.
Se
identificarmos um método que esteja a funcionar perfeitamente e o aplicarmos ao
nosso processo, aqui podemos ter uma melhoria de 80%.
Concluímos
que identificando as causas dos problemas e elimina-los, assim como introduzir métodos
que trazem ganhos aos nosso processos, estamos a criar melhoria continua
aplicando a Lei de Pareto.
Ficaram
aqui alguns exemplos a seguir na melhoria continua, existem mais ferramentas a
explorar e que poderão ser aplicadas dependendo do tipo de negocio, umas mais
eficazes e mais simples de aplicar do que outras, mas sempre com o mesmo
objetivo de conseguir produzir mais e melhor.
