Melhoria Contínua

A Melhoria Contínua

O que é a melhoria continua? É estar constantemente a corrigir erros que ocorrem nos processos de produção ou negocio? Ou motivar as equipas para se superarem por forma a melhorar os resultados do negocio?

A Melhoria Contínua vai para além de tomar ações corretivas para corrigir o que está mal e monitorizar o desempenho das equipas, é necessário aplicar ferramentas que nos ajudem a garantir essa Melhoria Continua que desejamos.

Essas ferramentas que permitem evoluir o negocio continuamente estão associadas a métodos já testados e comprovados por muitas organizações, tornando a forma de trabalhar mais eficiente e ajudam a atingir os objetivos pretendidos.

Como ponto de partida devemos analisar e avaliar todos os nossos processos de negocio e encontrar a forma mais correta de executa-los, com mais eficiência e eficácia.

BPM

A ferramenta a usar numa fase inicial de assessment deve ser o BPM(Business Process Management), onde são identificados os Atrasos, Desperdícios, Restrições e Dificuldades no fluxo de informação. Este método vai obrigar a que seja feito um levantamento exaustivo aos processos e o registo dos mesmos através da elaboração de fluxogramas que nos vão permitir ter uma visão gráfica dos fluxos existentes. Associado aos fluxogramas conseguimos elaborar os Diagramas de Processos, onde podemos aplicar mais detalhe por forma a termos uma visão clara das tarefas realizadas em cada processo, identificando os responsáveis para cada tarefa, a ordem da sua realização e as decisões a tomar.

KAIZEN

Outra ferramenta que devemos  usar, certamente a mais conhecida e mais usada na melhoria de processos, o Kaizen (KAI=mudar + ZEN=melhor -> KAIZEN = Melhoria Contínua).

Neste caso vamos focar em Formar a equipa para executar os processos de acordo com os padrões desejadas;  Otimizar ou criar métodos eficazes de realizar os nossos processos, com redução dos custos e aumento dos resultados.

Analisando os 4-M do modelo Toyota:

1.   Man (Mão d’obra): formar os operários para executarem os processos nos padrões desejados.

2.  Machine (Máquinas): manter e usar de forma eficiente para que as máquinas produzam mais tempo e com melhor desempenho.

3.  Material (Materiais): usar os materiais na menor quantidade possível para os resultados desejados, implica que o controlo de matérias primas seja continuo, disponibilizando os materiais somente quando são necessários, eliminando desperdício de custos de stock e espaço de armazém.

4.   Operation Method (Método): otimização ou criação de forma mais adequadas de realizar  os processos, baixando os custos e aumentando os resultados.

Lei de Pareto

Segundo a lei de Vilfredo Pareto, Economista italiano, também conhecida por principio 80/20, diz que 80 % dos resultados obtidos são produzidos por 20% das causas.

Como aplicar para melhor os processos? Devemos identificar a causa que está a criar os problemas no processo e eliminando-a poderemos resolver 80% dos problemas.

Se identificarmos um método que esteja a funcionar perfeitamente e o aplicarmos ao nosso processo, aqui podemos ter uma melhoria de 80%.

Concluímos que identificando as causas dos problemas e elimina-los, assim como introduzir métodos que trazem ganhos aos nosso processos, estamos a criar melhoria continua aplicando a Lei de Pareto.

Ficaram aqui alguns exemplos a seguir na melhoria continua, existem mais ferramentas a explorar e que poderão ser aplicadas dependendo do tipo de negocio, umas mais eficazes e mais simples de aplicar do que outras, mas sempre com o mesmo objetivo de conseguir produzir mais e melhor.